Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Filharmonii Kaliskiej określa Instrukcja kancelaryjna. (Zarządzeniem Nr 5/2011 Dyrektora Naczelnego
i Artystycznego Filharmonii Kaliskiej z dnia 11.05.2011 r.)

1. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów
w Filharmonii Kaliskiej.
2. W Filharmonii Kaliskiej obowiązuje system kancelaryjny oparty na dzienniku
korespondencyjnym i jednolitym rzeczowym wykazie akt.
3. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Filharmonia Kaliska
prowadzi archiwum zakładowe.
Dane zawarte w ewidencji dokumentacji Filharmonii Kaliskiej mogą zostać udostępnione zgodnie z procedurą zawartą w Instrukcji w sprawie zasad zabezpieczenia mienia i dostępu do danych informatycznych, udostępniania informacji publicznej oraz wymiany informacji z wykorzystaniem poczty elektronicznej w Filharmonii Kaliskiej wprowadzonej zarządzeniem nr 16/2013 Dyrektora Naczelnego i Artystycznego Filharmonii Kaliskiej z dnia 24.09.2013
Wyciąg z w/w Instrukcji:
1. Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną i podlega udostępnieniu.
2. Udostępnianie informacji publicznych następuje w drodze:
• Ogłaszania w Biuletynie Informacji Publicznej
• Ogłaszania informacji publicznej na stronie internetowej Filharmonii Kaliskiej
• Ogłaszania informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych
• przedłożenia przez zainteresowanego wniosku pisemnego, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji - załącznik
3. Udostępnieniu podlegają tylko te dane, które nie stanowią tajemnicy służbowej, lub nie łamią przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
4. Dostęp do informacji publicznych jest bezpłatny.
5. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
6. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w pkt 5, pracownik Filharmonii Kaliskiej zobowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.